Kodėl popieriniai lapeliai nebegelbsti
Prisimenu laikotarpį, kai mano darbo stalas buvo nuklotas geltonų lipnių lapelių. Vienas ant monitoriaus, kitas ant telefono, trečias ant klaviatūros. Atrodė, kad taip kontroliuoju situaciją, bet iš tikrųjų tik kūriau iliuziją tvarkos. Kai lapelių skaičius viršijo dvidešimt, supratau – tai ne sistema, o chaosas su spalvotais akcentais.
Skaitmeninė užduočių dėžutė nėra magiškas sprendimas, kuris pats viską sutvarko. Tai tiesiog įrankis, kuris veikia tik tada, kai žinai, kaip jį naudoti. Daugelis žmonių parsisiunčia programėlę, sukuria kelias užduotis ir… grįžta prie tų pačių lipnių lapelių. Problema ne technologijoje, o metodikoje.
Pirmasis žingsnis: vienos vietos principas
Didžiausia klaida, kurią matau nuolat – žmonės naudoja kelis įrankius vienu metu. Darbe viena sistema, namuose kita, telefone trečia. Rezultatas? Užduotys išsimėto kaip grūdai iš plyšusio maišo.
Pasirinkite vieną įrankį ir laikykitės jo. Nesvarbu, ar tai bus Todoist, Microsoft To Do, ar bet kuri kita programa. Svarbiausia – kad viskas būtų vienoje vietoje. Kai ryte atidarote programėlę, turite matyti VISAS savo užduotis, ne tik dalį jų.
Aš asmeniškai naudoju sistemą, kuri sinchronizuojasi tarp telefono, kompiuterio ir planšetės. Nesvarbu, kur esu – namuose, biure ar laukdamas eilėje – visada matau tą patį sąrašą. Nereikia prisiminti, kuriame įrankiui ką užrašiau.
Dviejų minučių taisyklė, kuri keičia viską
Štai praktika, kurią perėmiau iš produktyvumo guru David Allen: jei užduotis užtrunka mažiau nei dvi minutes – padaryk ją iš karto. Neįrašyk į sistemą, nesuteik prioriteto, tiesiog padaryk.
Atsakyti į paprastą el. laišką? Dvi minutės. Persiųsti dokumentą kolegai? Dvi minutės. Užsisakyti pasimatymą pas gydytoją? Galbūt tris, bet vis tiek – padaryk dabar.
Problema su smulkiomis užduotimis ta, kad jos kaupiasi kaip dulkės kampuose. Kiekviena atskirai nereikšminga, bet kartu sukuria tą jausmą, kad esate užversti darbais. Dviejų minučių taisyklė veikia kaip nuolatinis valymas – nedavai dulkėms kauptis.
Žinoma, yra išimtis. Jei esate giliai įsitraukę į sudėtingą projektą, nenutraukite darbo dėl smulkmenos. Tokiu atveju užrašykite užduotį į sistemą su žyme „greita” ir grįžkite prie jos vėliau, kai turėsite natūralią pertrauką.
Kategorijų kūrimas be perfekcionizmo spąstų
Kai žmonės pradeda naudoti skaitmeninę užduočių sistemą, dažnai sukuria per daug kategorijų. „Darbas”, „Namai”, „Sveikata”, „Finansai”, „Šeima”, „Hobiai”, „Mokymasis”, „Pirkimai”… Sąrašas tęsiasi iki begalybės.
Problema su per smulkiu skirstymu – praleidi daugiau laiko sprendžiant, į kurią kategoriją įtraukti užduotį, nei ją atliekant. Be to, kai kurios užduotys netelpa į vieną dėžutę. Ar automobilio draudimo atnaujinimas yra „Finansai” ar „Transportas”? Ar knygos užsakymas – „Pirkimai” ar „Mokymasis”?
Pradėkite su trimis pagrindinėmis kategorijomis: „Darbas”, „Asmeninis”, „Skubūs reikalai”. Tai pakankamai paprasta sistema, kuri veikia. Vėliau, jei reikės, pridėsite daugiau. Bet greičiausiai nereikės.
Aš naudoju šiek tiek kitokią sistemą – skirstau pagal kontekstą, ne temą. „Prie kompiuterio”, „Telefono skambučiai”, „Parduotuvėje”, „Namuose”. Taip lengviau pasirinkti, ką daryti priklausomai nuo to, kur esu ir kokius įrankius turiu po ranka.
Prioritetų nustatymas be streso
Daugelis sistemų siūlo sudėtingas prioritetų schemas. A1, A2, B1, B2… Arba penkių žvaigždučių sistemą. Arba spalvų kodavimą su dešimčia atspalvių.
Realybėje jums reikia tik trijų lygių: „Dabar”, „Netrukus”, „Kada nors”. Arba, jei norite skambesnių pavadinimų: „Aukštas”, „Vidutinis”, „Žemas”. Bet esmė ta pati.
„Dabar” – tai užduotys, kurias turite padaryti šiandien. Ne šią savaitę, ne „būtų gerai” – būtent šiandien. Jei ši kategorija turi daugiau nei penkias užduotis, greičiausiai save apgaudinėjate dėl tikrųjų prioritetų.
„Netrukus” – užduotys, kurias reikia padaryti per artimiausią savaitę ar dvi. Jos svarbios, bet ne kritinės. Jei šiandien jų nepadarysite, pasaulis nesugrius.
„Kada nors” – visos kitos užduotys. Idėjos, planai, dalykai, kuriuos būtų smagu padaryti, bet nėra aiškaus termino. Ši kategorija veikia kaip antrinis smegenų – saugojate mintis, bet jos netrukdo sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu dabar.
Terminų nustatymo menas
Terminas turėtų būti tik tikroms datoms. Ne „norėčiau padaryti iki penktadienio”, o „turi būti padaryta iki penktadienio, nes kitu atveju bus konkrečios neigiamos pasekmės”.
Kai kiekvienai užduočiai nustatote terminą, jie tampa beprasmiai. Jei viskas skubu, tai niekas nėra skubu. Sistema virsta dar vienu triukšmo šaltiniu, kuris nuolat primena apie „praleistus terminus”, nors iš tikrųjų nieko baisaus neįvyko.
Aš naudoju terminus tik keliems dalykų tipams: oficialūs terminai (mokesčių deklaracija, sąskaitų apmokėjimas), susitikimai su konkrečiu laiku ir data, įsipareigojimai kitiems žmonėms (kai pažadėjau ką nors pristatyti). Viskas kita gyvena be terminų, organizuota pagal prioritetus.
Yra ir psichologinis aspektas. Kai matote sąrašą su dešimčia „pavėluotų” užduočių, kyla noras viską ignoruoti. Kai matote tris tikrus terminus ir žinote, kad jie svarbūs, – imatės veikti.
Savaitės peržiūros ritualas
Geriausia skaitmeninė sistema tampa šiukšlynu, jei jos neprižiūrite. Užduotys kaupiasi, senosios tampa neberelevančios, prioritetai pasikeičia, bet sąrašas lieka tas pats.
Kiekvieną savaitę (aš tai darau penktadienio popietę) skirkite 15-30 minučių sistemai peržiūrėti. Tai ne laiko švaistymas – tai investicija į kitą savaitę.
Ką darau per šią peržiūrą: pirmiausia ištrinu užduotis, kurios nebereikalingos. Situacija pasikeitė, planai pasikeitė, kai kas tapo nebeaktualus. Nėra prasmės vilkti šių užduočių su savimi kaip balastą.
Antra, patikrinu, ar prioritetai vis dar teisingi. Tai, kas buvo svarbu praėjusią savaitę, gali būti mažiau svarbu dabar. Arba atvirkščiai – kažkas, kas buvo „kada nors” kategorijoje, staiga tampa skubiu.
Trečia, suskaidau dideles užduotis į mažesnes. Jei matau užduotį „Parengti metinę ataskaitą” ir ji ten guli jau dvi savaites, reiškia ji per didelė. Suskaidau į konkrečius žingsnius: „Surinkti duomenis iš finansų skyriaus”, „Sukurti ataskaitų šabloną”, „Parašyti įvadinę dalį” ir t.t.
Kai sistema tampa gyvenimo dalimi
Po kelių mėnesių naudojant skaitmeninę užduočių sistemą, pastebite keistą dalyką – ji tampa nematoma. Ne todėl, kad ja nebenaudojate, o todėl, kad ji taip sklandžiai integruojasi į jūsų rutiną, jog nebereikia apie ją galvoti.
Ryte automatiškai atidarote programėlę su kava. Kai kas nors prašo jūsų ką nors padaryti, iš karto įrašote užduotį. Kai laukiate autobuso, peržvelgiate, ką galėtumėte padaryti per tas penkias minutes. Tai tampa taip natūralu kaip dantų valymas.
Produktyvumas nėra apie tai, kad dirbtumėte daugiau. Jis apie tai, kad dirbtumėte protingiau. Kad žinotumėte, ką darote ir kodėl. Kad nepraleistumėte valandų galvodami „ką turėčiau daryti dabar?” ar jausdamiesi kalti dėl to, ko nepadarėte.
Skaitmeninė užduočių sistema – tai ne dar vienas įrankis, kurį turite valdyti. Tai įrankis, kuris padeda jums valdyti savo laiką ir dėmesį. Skirtumas milžiniškas. Pirmuoju atveju sistema tampa našta, antruoju – palengvėjimu.
Nepamirškite, kad tobula sistema yra ta, kuria naudojatės, ne ta, kuri atrodo tobula popieriuje. Geriau paprasta sistema, kurią naudojate kasdien, nei sudėtinga, kurią apleisdote po savaitės. Pradėkite nuo pagrindų, pridėkite sudėtingumo tik tada, kai tikrai reikia, ir niekada nepamiršite, kad tikslas – gyventi geriau, ne organizuoti tobuliau.
